Møteforum passer i utgangspunktet for alle som ser nytteverdien av relasjonsbygging med nøkkelpersoner i næringslivet. De fleste bransjer i B2B markedet har deltatt og lyktes på Møteforum. Ta kontakt med oss på tlf 31 30 30 30 om du fortsatt er usikker på om Møteforum er noe for deg og din bedrift. Dette er selvfølgelig helt uforpliktende.

For bedrifter i Bygg-, anlegg og eiendomsbransjen har vi et eget Møteforum Bygg og anlegg; www.baforum.no.

Trinn 1. Påmelding. Ved påmelding fyller enten du eller din kontakt hos Norsk Møteforum ut påmeldingsskjemaet på hjemmesiden. Når det er sendt vil du motta en offisiell påmeldingsbekreftelse fra arrangementsavdelningen innen utløpet av neste virkedag.

Trinn 2. Deltakerinformasjon. I påmeldingsbekreftelsen får du tilgang til Din side på www.mforum.no. Du må nå logge deg inn og fylle ut en kortfattet informasjon om din bedrift. Denne informasjonen er tilgjengelig for de andre deltakerbedriftene.

Trinn 3. Ønskeliste. Ønskelisten blir lagt ut på Din side 3-4 uker før arrangementet. Vi sender da en e-post til alle påmeldte med informasjon om utfylling av ønskelisten. Her velger du ut hvilke bedrifter du har lyst til å møte på selve arrangementet.

Trinn 4. Møteplan. En uke før forumet sender vi deg din møteplan med oversikt over hvilke bedrifter du skal møte. Du får dermed god tid til å forberede selve dagen.

Av praktiske årsaker kan vi ikke dra inn strøm i møtebåsene. Trenger du å lade bærbar, nettbrett eller mobil, kan vi hjelpe deg med dette. En god dialog og enkelt presentasjonsmateriell er som regel de beste verktøyene på Møteforum. Husk også at alle bytter møterom flere ganger i løpet av dagen.

Det er ingen fare for at noen skal komme hjem sulten fra et Møteforum. Når man skal skape business og snakke med så mange bedrifter trenger man ekstra energi. Derfor serverer vi alltid en lettere frokost på morgenen og en lunsj bestående enten av kaldtallerken eller buffet. Hele dagen er det også tilgang til frukt og kaffe, samt at vi byr på noe godt til kaffen på ettermiddagen.

Det er svært viktig at alle bedrifter er til stede hele møtedagen. Kundemøtene på Møteforum er like viktige og forpliktende som andre avtalte kundemøter, og det gir potensielle nye kunder et dårlig inntrykk hvis man uteblir. Vi har selvsagt forståelse for at hindringer man ikke er herre over kan dukke opp, eks. sykdom, men vi setter pris på om man ved slike tilfeller kan sende en kollega i sitt sted. Husk å informere stedfortreder godt på forhånd hvilke møter man skal ha, slik at vedkommende er best mulig forberedt.

Hvis du mot formodning ikke kan komme, setter vi pris på om du kontakter oss så fort som mulig. Vi gir beskjed til de som mister møter og gjør vårt beste for å finne erstatningsmøter. I etterkant forventes det at du tar kontakt med alle du skulle hatt møte med. Deltakeravgiften må betales selv om man ikke møter.

Alle våre arrangementssteder tilbyr gratis internett-tilgang til deltakerne.

Ta kontakt med sekretariatet for tilgangskode.

Hvis du i etterkant av arrangementet angrer på deltakelsen, refunderer vi deltakeravgiften. Så sikre er vi på at dere vil bli fornøyde. For å få benytte deg av kvalitetsgarantien må du oppfylle betingelsene til deltakelse; din bedrift må stille i alle sine møter og beslutningstaker må være til stede. Kravet må meldes skriftlig innen en uke etter deltakelse på arrangementet.

Det er ikke anledning å ta med seg roll-ups til Møteforum. Vi setter ut et par bord i nærheten av mingleområdet, som du kan legge brosjyrer på om du ønsker dette.

Firmaboken er en fin oversikt over mange nyttige leverandører og potensielle kunder. Den inneholder kontaktopplysninger til alle bedriftene som deltok på arrangementet, og er dermed et fint verktøy for å booke møter med de bedriftene du ikke fikk pratet med på selve arrangementet. Firmaboken kan sees på som en type «gulesider» for det aktuelle arrangementet.

Vi har utviklet Din side for at alle våre deltakere skal kunne administrere sine deltakelser effektivt og ha tilgang til all informasjon rundt de forskjellige Møteforum på ett sted. Gjennom å logge deg inn på Din side får du tilgang til unik informasjon om alle bedrifter du kan møte. Her kan du profilere din bedrift med firmabeskrivelse, logo, bilder osv. Denne informasjonen ser du blant annet i ønskelisten, hvor du også kan lage personlige notater om hver bedrift og signalisere hvem du ser som potensiell leverandør. Profilen (unntatt personopplysninger) er også synlig i Møtekatalogen som er tilgjengelig for alle som besøker vår hjemmeside. På Dine sider finner du også Kontaktoppfølging. Det er et verktøy utviklet for våre kunder for å underlette salgsarbeidet og oppfølgingen etter Møteforum. Her kan deltakerne enkelt få frem utvalg over hvem de har møtt på Møteforum, hvem de har hatt på sin ønskeliste o.s.v. Man kan gjøre notater knyttet til disse bedriftene, og planlegge oppfølginger frem i tid.

Brukernavn og passord ligger i påmeldingsbekreftelsen som sendes ut ved påmelding. Du kan få ditt passord tilsendt automatisk ved å klikke på ”logg inn her” opp i høyre hjørne, og deretter på ”Glemt passord?”. Passordet vil da bli sendt til den e-postadresse som ble oppgitt ved påmelding.

Hvis du har problemer med å logge deg inn på Din side vil vi gjerne at du tar kontakt med oss så snart som mulig. Ring på 31 30 30 30 eller send e-post til post@mforum.no.

Alle bedrifter som deltar eller har deltatt på Møteforum har tilgang til Din side. Det er i utgangspunktet den kontaktperson som melder seg på et forum som får brukernavn og passord tilsendt. Det finnes kun et brukernavn og passord per bedrift, og disse vil også bli sendt til de som står oppført som deltakere når vi sender ut e-post om for eksempel ønskelister og møteplaner. Norsk Møteforum AS har ikke tilgang til å se brukernavn og passord.

I forkant av hvert arrangement leverer hver bedrift en liste over hvilke bedrifter de ønsker å møte. Alle møtene settes opp av Norsk Møteforum på bakgrunn av disse ønskene. Normalt vil halvparten av møtene være bedrifter du har ønsket og den andre halvparten med bedrifter som har ønsket deg. Hvis man har et sterkt ønske om å treffe en spesifikk bedrift kan man ta kontakt med oss så vil vi ta hensyn til dette så langt det er mulig.

Av hensyn til møtekabalen, ber vi normalt hver bedrift sette opp et sted mellom 15 og 25 møteønsker.

For å kunne gi enda mer kvalifiserte møteplaner ber vi dere merke ønskene som Pri1 eller Pri2. Det gjør det lettere for oss å se hvilke ønsker som er viktigst for bedriften. Vi tildeler Pri1-ønsker så langt det er mulig, men kan ikke garantere et visst antall på forhånd. Derfor er det viktig at alle kryss man setter er reelle, og at man i utgangspunktet har lyst å ha møte med alle man har satt kryss for.

Dine aktive møter er de møtene hvor du står oppført som Initiativtaker på møteplanen. Det er møter med bedrifter som du har krysset av på din ønskeliste. I noen tilfeller kan det stå et «L» foran møtet i møteplanen. Det betyr at den andre bedriften har ønsket deg som potensiell leverandør til dem.

Dine passive møter er de møtene hvor du står oppført som Deltaker i møteplanen. Da er det den andre bedriften som har krysset av deg på sin ønskeliste.

Iblant blir deltakere forbauset over at de har fått ett aktivt møte med en bedrift som de ikke har krysset av på sin ønskeliste. I disse tilfellene står det et ”L” foran møtet. Dette er et såkalt leverandørmøte. Det betyr at den bedriften som står oppsatt som Deltaker har satt opp den andre bedriften som potensiell leverandør til dem.

Bedriftene som deltar på Møteforum er ulikt mye ønsket. Hvis man er ønsket av få eller ingen bedrifter, så kan man få færre møter totalt på Møteforum. Vi vil alltid tildele alle deltakere 7 aktive møter, og i de tilfellene hvor man er lite ønsket prøver vi å fylle dagen med flere aktive møter ut over dette.

Vi har satt av 16 møtetidspunkter på Møteforum. I snitt har bedriftene 14 møter så det er mange som har en eller to pauser i løpet av dagen. Det vil være teknisk umulig å gi alle fulle dager uten pauser, derfor er det lagt opp til flere møtetidspunkter enn det antall møter de fleste har.

En annen årsak er at bedriftene som deltar får ulike mange ønsker fra andre bedrifter. Hvis man ikke er blitt ønsket av så mange, kan det være vanskelig å tildele en full møtedag.